مطلوب مساعد/ة إداري/ة - ميرسي كور
حول Mercy Corps
تعمل Mercy Corps على أساس الإيمان بإمكانية تحقيق عالم أفضل ، للقيام بذلك ، نعلم أن فرقنا تبذل قصارى جهدها عندما يكونون متنوعين ويشعر كل عضو في الفريق أنهم ينتمون، نرحب بالخلفيات ووجهات النظر والمهارات المتنوعة حتى نكون أقوى ويكون لنا تأثير طويل المدى.
إعلان توظيف صادر مؤسسة ميرسي كور Mercy Corps بغزة تعلن فيه عن وظيفة شاغرة وذلك وفقاً لما يلي :
- المسمى الوظيفي: مساعد /ة إداري/ة Administrative Assistant
- نوع الوظيفة: منتظم، دوام كامل
- المكان: مكتب ميرسي كور غزة
- المدة: سنة واحدة
ملخص الوظيفة العامة : يدعم المساعد الإداري وظائف إدارة المرافق والمكاتب في الموقع ، ويضمن الامتثال للسياسات والإجراءات الميدانية ذات الصلة ، مع الدعم الفني من مدير / موظف الإدارة.
المسؤوليات الأساسية
- - مساعدة مسؤول العمليات في تسهيل التدفق السلس للمرافق الروتينية وإدارة المكاتب لمكتب Mercy Corps.
- - يجب أن يكون لديك فهم واضح لجميع السياسات واحتياجات الدعم ؛ يجب أن تكون قادرة على المساعدة في تسهيل التدريب لجميع موظفي الدعم لضمان التنفيذ السلس والمتواصل لجميع برامج MC.
- - إعداد قائمة مناوبة للإشراف اليومي على إدارة الممتلكات بما في ذلك الحراس وعمال النظافة وصيانة المكاتب والتأكد من نظافة المكتب والمجمع وصيانتهما وفقًا لجدول زمني روتيني.
- - ترجمة أي وثائق برنامج أو مكتب ، حسب الاقتضاء.
- - ضمان الإدارة السليمة والتنسيق لترتيبات سفر الموظفين بما في ذلك النقل والأمن والتأشيرات.
- - ضمان تنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية كما هو موضح في المرافق الميدانية وسياسة إدارة المكاتب.
- - المساعدة في إدارة المرافق ، بما في ذلك إيجارات المساكن والمكاتب ؛ ضمان الحفاظ على المعايير الأمنية في جميع المباني.
- - تنسيق مهام إدارة المكتب العام.
- - المساعدة في الحفاظ على الأسطول وضمان حركة سلسة للموظفين والسلع في المنطقة.
- - المساعدة في الإشراف على مزودي خدمة تأجير المركبات باتباع الإجراءات الموضحة في دليل إدارة الأسطول.
- - المساعدة في تنظيم / إدارة مخزون المخازن
- - الاحتفاظ بسجل مخازن شامل.
- - القيام بتحديث الأصول والمخزون والجوال والتصاريح وجهات الاتصال وأي قواعد بيانات أخرى.
- - تجميع التقارير المتعلقة بأي حوادث وتقارير وفقًا لدليل إدارة الأصول الميدانية التابع لمؤسسة Mercy Corps.
- - دعم نهاية السنة المالية ومنح التحقق من الأصول النهائية.
- - التصرف بشكل مهني وشخصي على حد سواء بطريقة تؤدي إلى إضفاء المصداقية على Mercy Corps وعدم تعريض مهمتها الإنسانية للخطر.
- - إدخال بيانات البائعين وضمان جودتها ، وهو مطلوب في نظام ProSource لدعم تحديد المصادر والشراء من البائعين والدفع لهم.
- - التأكد من أن الضوابط المتعلقة بإدخال بيانات البائع مصممة وتعمل بشكل فعال.
- - تسهيل تحديد الموردين لتحويل البيانات الأولية ، بالإضافة إلى التنسيق المستمر والتعامل مع طلبات إعداد البائعين عبر ProSource ومكتب المساعدة العالمية Mercy Corps (Jira)
- - فهم البيئات البرمجية المتغيرة والمتطورة بسرعة والعمل فيها ، ودعم الأنواع المختلفة من أنشطة إعداد الموردين فيما يتعلق بجمع معلومات الموردين وإدخالها وإدارتها في نظام ProSource.
- - تنسيق الاتصالات مع البائعين خلال عملية تمكين الموردين
- - دعم مستويات مختلفة من قدرات البائعين ، حيث لا يمتلك بعض البائعين إمكانية الوصول إلى الإنترنت / البريد الإلكتروني والبعض الآخر يتمتع بإمكانية الوصول الكامل إلى الإنترنت إلى "شبكة موردي أريبا"
- - استخدم مهارات تحليلية قوية لتقييم العديد من مناهج النظام والعمليات ، بما في ذلك كيف يمكن للأدوار المختلفة أن تدعم إدارة البائعين وجودة البائعين وإدخال البائع وامتثال البائع على النحو الأمثل.
- - مساعدة مسؤول العمليات في إدارة الموظفين التاليين: الحراس والطباخين وعمال النظافة.
- - تقارير مباشرة إلى: مسؤول العمليات (اللوجستية والإدارية)
مؤهلات الوظيفة
- - تخصص جامعي ذو صلة بالوظيفة .
- - خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب أو إدارة المرافق.
- - مطلوب مهارات كمبيوتر ممتازة.
- - يجب أن يكون مفكرا مستقلا ولديه مهارات تنظيمية قوية.
- - الطلاقة في اللغة الإنجليزية .
طريقة التسجيل
- - للتقدم للوظيفة من كلا الجنسين من خلال تعبئة طلب وذلك من خلال الضغط ( هنا )
- - يتم تشجيع الأشخاص المؤهلين ذوي الإعاقة بشدة على التقديم.
- - ينتهى التسجيل للوظيفة يوم السبت الموافق 2/7/2022
- - سيتم الاتصال فقط قائمة المرشحين المختصرة.